BPMS Heflo
Documente, publique, automatize e faça a gestão de processos de forma simples e rápida.
Fundamentação e Histórico
Uma das técnicas que vem sendo usada largamente para facilitar o entendimento da operação das empresas, identificar oportunidades de melhoria, identificar gargalos e permitir extrair indicadores de performance é o mapeamento/modelagem de processos de negócios.
Esta técnica foi largamente utilizada pelos Departamentos de Qualidade e Organização & Métodos na década de 80, sendo posteriormente abandonada com o crescimento dos ERP´s a partir do início da década de 90 que prometiam resolver os problemas de processos através embarcando-os em seus sistemas.
O mapeamento/modelagem de processos ressurgiu no início deste século com a criação do BPM (Business Process Management), em português, Gerenciamento de processos de negócios. O BPM corresponde a um conjunto de conceitos e técnicas para ajudar as empresas a identificar e otimizar seus processos. Além de definir padrões universais para representação de processos (BPMN – Business Process Model and Notation), o BPM foi empoderado com recursos disponíveis na Tecnologia da informação. O BPM também estabeleceu a base para as ferramentas de automação de processos, os BPMS – Business Process Management System.
As soluções de BPMS tem como premissa oferecer uma interface de desenho de processos conforme o padrão BPMN (atualmente na versão 2.0) para que os profissionais de processos documentem os processos. Em geral estas plataformas disponibilizam recursos para registrar o desenho do processo, responsáveis pelas atividades, prazos de cada atividade e do processo, campos que darão vida a formulários eletrônicos, regras de negócio e indicadores. Com base nestas informações, as soluções de BPMS formatam documentos de processos para permitir que as pessoas envolvidas consultem os processos e seus detalhes. Outra função das soluções de BPMS é gerar, a partir da documentação do processo, uma aplicação que irá funcionar conforme as definições geradas em tempo de documentação. Algumas soluções de BPMS requerem codificação para complementar o aplicativo, outras geram o aplicativo sem a necessidade de codificação.
Diversos fabricantes de tecnologia passaram a investir na construção de soluções de BPMS, em especial os fabricantes de ERPs. Atualmente o mercado dispõe de varias soluções de BPMS, das que demandam maior esforço de implementação até as mais simples.
Os BPMS vêm se consolidando como solução de automação para 2 tipos de processos: 1 – Processos muito específicos; 2 – Processos complementares aos processos dos ERPS. Neste caso, processos que os ERPs não conseguiram automatizar (por diversos motivos) e provavelmente nunca irão automatizar.
O que é Heflo?
O Heflo é uma solução de BPMS completa que permite documentar, publicar a documentação em uma base de conhecimento de processos, automatizar e gerir processos. Permite gerir todo o ciclo de vida do processo, desde o levantamento até a operação. Prove recursos concretos para a execução do ciclo PDCA de forma simples e transparente.
Todos os envolvidos com o processo podem sugerir mudanças nos processos para melhora-los e o dono do processo pode acatar as mudanças, atualizar tanto a documentação quanto o sistema que é executado com base nas definições do processo.
O BPMS Heflo possui um fluxo de aprovação dos documentos e ainda realiza o controle de versão. É uma experiência completa.
O Heflo é executado integralmente (documentação, operação e gestão) em navegadores, dispensando a instalação de módulos desktop. Permite que várias pessoas colaborem simultaneamente com a documentação dos processos.
O Heflo é uma solução nacional desenvolvida com base na última versão do BPM, a versão 2.0, com tecnologia atualizada. Tem uma interface moderna, é totalmente responsivo. É leve e performante mesmo em grandes volumes de dados, está disponível para várias línguas, pode ser usado em cloud ou a partir do servidor do cliente (onpremises), não requer codificação para automação dos processos, tem grande capacidade de integração com outros sistemas.
Quais os recursos do Heflo?
Organização da base documental de processos da empresa
Concentre em uma única plataforma gráfica todos os artefatos de processos da empresa compreendendo cadeia de valor, arquitetura de processos, documentação dos processos, matriz RACI etc. Elimine o uso de vários softwares para elaborar a documentação de processos.
Caso existam processos modelados em outras plataformas, o Heflo importa arquivos em formato BPMN;
Construa uma documentação concisa e integrada, onde a cadeia de valor pode ser desdobrada em arquitetura de processos e cada processo pode estar vinculado ao macro-processo.
Escolha a estratégia que achar mais adequada a sua empresa: Concentrar a modelagem com a equipe de processos ou descentralizar com usuários chave. Vários usuários podem modelar e documentar os processos das suas áreas, mesmo simultaneamente.
Gere documentação dos processos em alto padrão de apresentação
Publique novos documentos de processos ou revisões em um portal que estará disponível para todos os interessados
Execute o fluxo de aprovação de processos para novos artefatos ou alterações
Crie versões dos documentos e mantenha um histórico das alterações
Revise o documento quantas vezes quiser antes da publicação. Consulte os comentários, sugestões e criticas dos colaboradores envolvidos com o processo
Publique a documentação em um portal de processos que pode ser acessado através de um navegador no computador ou no celular.
Permita que de uma forma simples as pessoas envolvidas com seus processos possam consultar e propor mudanças nos processos. Não perca valiosas críticas e sugestões dos colaboradores.
Automatize os processos sem a necessidade de codificação. A documentação do processo é a base para automação. Obtenha um software com lista de tarefas, formulários eletrônicos, responsáveis pelas atividades, regras de negócio e integração com outros sistemas
Aproveite as definições dos processos (fluxo, descrição das atividades, responsáveis pelas atividades, prazos das atividades, regras de negócio, indicadores etc) para gerar sistemas que irão permitir ao dono processo gerenciar as atividades de forma digital. Selecione quais processos da base de conhecimento de processos serão automatizados.
Com um simples toque o Heflo ativa os componentes do processo no motor de processos e habilita um sistema de informação.
Uma vez habilitado para automação, o processo passa a figurar como serviço em um portal de serviços. Pode ser definido quais usuários tem acesso a quais serviços.
Cada serviço está associado a um processo, com responsáveis e prazos específicos de cada atividades. O Heflo orquestra o processo e sinaliza para o grupo ou pessoa responsável que existe uma atividade pendente.
Cada serviço (processo) possui um formulário de aberto conforme os campos definidos em tempo de desenho do processo. Uma vez a solicitação confirmada, a mesma virá uma instância dentro do Heflo.
Os serviços (instâncias de processo) podem ser consultados na lista de tarefas por cada usuário. O usuários podem organizar sua lista da tarefas e pesquisar sob diversos campos
Os usuários, ao acessar sua lista de tarefas, devem selecionar qual tarefa será realizada. Ao clicar na tarefa selecionada, o Heflo irá abrir o formulário com os campos correspondentes a atividade. Uma vez preenchido os campos, o usuário confirma e o fluxo do processo evolui para a próxima atividade.
