Em meados de 2009 o SEBRAE/RJ realizou um diagnóstico para identificar quais seriam suas reais necessidades diante das demandas setoriais de trabalho que, aos poucos, vinham crescendo e se tornando cada vez mais complexas e também excessivamente burocráticas. Com o resultado desse diagnóstico foi possível perceber que os dois pilares setoriais da empresa: áreas de suporte (comunicação, administrativo, auditoria, ouvidoria, planejamento, etc.;) áreas de negócios (projetos e processos), precisavam ser otimizados, para que fosse possível adotar uma solução mais ágil e então implementar um fluxo de trabalho estruturado, eliminando os gargalos existentes nos processos realizados pela empresa até então. 

Em um primeiro momento o Help Desk do SEBRAE/RJ foi contemplado com a implantação do Supravizio, ferramenta que foi capaz de minimizar a burocratização dos processos feitos por meio de planilhas e controles paralelos. Estes processos foram automatizados, de forma a padronizar, registrar e controlar a execução de cada atividade com agilidade e segurança. Com os resultados obtidos após a implantação da ferramenta, outras áreas foram sendo contempladas e também otimizaram suas atividades por meio do fluxo de trabalho, facilitando a tomada de decisão dos gestores, eliminando processos que antes eram gerados por e-mail, telefone ou pessoalmente e não tinham prazos para ser cumpridos. “Quando iniciei meus trabalhos no SEBRAE/RJ, isso em 2008, os processos eram bem burocráticos e não existia um fluxo de trabalho. A mesma tarefa era executada por cada pessoa de uma forma diferente, o que gerava muita burocracia e retrabalho, comenta Marcelo Lima, Gerente de TI do SEBRAE/RJ. 

Tendo em vista então os resultados positivos obtidos com a utilização do Supravizio, a empresa acompanhou o avanço da ferramenta que passou a oferecer outras funcionalidades e em 2010; percebendo a necessidade de rever seus modelos de negócio e mapear os processos, implantando assim o escritório de processos. “Ao implantarmos o Supravizio, não tínhamos ideia, pelo menos em um primeiro momento, de que a ferramenta pudesse ser utilizada com outros propósitos e ganharia um escopo maior de atuação. Com os resultados obtidos junto ao Help Desk e a necessidade de redesenho do nosso modelo de negócio, a expansão do uso da ferramenta foi importante para a automação e para a otimização do trabalho como um todo”, explica Marcelo.