Supravizio
Desenhe, documente, automatize e faça a gestão por processos de forma simples e rápida
Quais são os desafios das corporações na atualidade ???
Essa não é uma pergunta fácil de responder. Cada empresa possui um contexto próprio, ameaças e oportunidades, pontos fortes e fracos que devem ser tratados adequadamente. Mas uma coisa todas as empresas têm em comum: A solução de boa parte dos problemas passa pelo tratamento de seus processos. É através deles que novos modelos de negócio se sustentam, custos podem ser reduzidos, operações racionalizadas, colaboradores e departamentos podem ser avaliados quando a sua eficiência, serviços podem ter sua qualidade melhorada. É através do tratamento de processos que é possível medir …
O que é o Supravizio ?
O Supravizio é uma solução de BPMS que permite rapidamente desenhar, documentar e automatizar processos.
A partir do desenho do processo elaborado na interface gráfica, o Supravizio usa seu motor de processos para gerar em tempo de execução os componentes de uma aplicação Web e para controlar os prazos das atividades (OLA) e dos processos (SLA). Adicionalmente controla rotinas programadas (Ex: Leitura a bases de dados de sistemas legados, iniciar processos com eventos baseados em datas, gerar automaticamente um relatório gerencial e enviar por e-mail etc).
✔ Ambiente gráfico para desenho do processo
O primeiro passo para a automação do processo e levantar junto ao(s) usuário(s) do processo os artefatos (atividades, participantes, formulários, regras de negócio, normas e procedimentos e estruturas de dados).
O material coletado com o(s) usuários deve ser incluído na interface de desenho de processos do Supravizio.
Neste caso todos os registros são feitos no Supravizio.
Sua interface gráfica permite reproduzir eletronicamente o desenho do processo usando uma notação BPMN estendida. Existem campos específicos para registrar cada um dos artefatos levantados. É possível usar todos os objetos da notação padrão e ainda usar notações especificas para complementar a documentação.
Além do desenho do processo (as atividades podem ser distribuídas em raias) podem ser definidos grupos de usuários e usuários, regras de negócios, estrutura de dados e normas e procedimentos. Uma vez inseridas estas informações, o Supravizio gera um manual com a documentação do processo.
Você não precisará de outras ferramentas (Ex: Word, Vizio, Bizagi etc) para a complementar a documentação do processo.
Mas, não para por aí. A partir da base documental do processo, o Supravizio “gera” uma aplicação Web completa com todos os componentes: Portal para abertura de chamados, bandeja de atividades (grid) para que os usuários possam controlar suas atividades, formulários para consulta e entrada de dados e dashboards gerenciais atualizados em tempo real para que os gestores possam controlar a eficiência do seu time.
Instancias de processos podem ser iniciadas a partir da abertura de um chamado pelo portal, a partir de eventos que podem ser identificados na leitura de bancos de dados de sistemas legados (Ex: É possível iniciar um processo de cobrança quando um título a receber entra em atraso no ERP) ou programar o início automático de instancias de processos conforme data (Ex: Todo dia 5 deve abrir um chamado para rodar o faturamento). Toda e qualquer regra de negócio pode ser definida no Supravizio sem customização de fonte, de forma rápida.
✔ Portal para abertura de chamados
O portal de atendimento é a porta de entrada dos usuários finais para o mundo de processos. Todos os processos criados podem ser catalogados no portal. É possível estabelecer permissões de acesso, de forma a filtrar processos por usuários e grupos de usuários. O portal pode ser configuração para uma abertura simples ou assistida, onde pode haver consulta a base de conhecimento. O Supravizio gera um número para cada chamado aberto. Através do portal os usuários ainda podem consultar seus chamados e para os gestores, ainda podem aprovar chamados.
✔ Bandeja de atividades
Na medida que instancias de processos são abertas, os usuários solucionadores podem ser avisados por e-mail. Eles podem também acompanhar suas atividades pendentes de execução a partir da sua bandeja de atividades. Os usuários solucionadores podem verificar filas do seu setor de atendimento ou de outros setores (se assim for configurado), de colegas do setor e/ou dele próprio. Na bandeja é possível ver qual a atividade, de qual processo o mesmo está participando. É possível ver ainda quem solicitou, em que data e qual o prazo está disponível para executar a atividade (OLA). Nada passa sem ser percebido. Os gestores podem acompanhar as atividades solicitadas ou em atendimento pelo seu setor. Pode escalar chamados, inserir comentários, enviar e-mail etc.
✔ Formulário para inserção de dados
O Supravizio monta em tempo de execução os formulários que os usuários solucionadores utilizarão para inserir as informações que são requisitadas em cada atividade. Neste ponto o Supravizio usa as definições de tarefas e normas que foram incluídas em tempo do desenho do processo e as exibe para que o usuário leve em consideração na execução da atividade.
É possível inserir críticas nos campos, rejeitar campos sem informação, tornar anexos obrigatórios.
É possível ainda visualizar em que ponto do processo o usuário se encontra. O Supravizio indica a atividade.
Anda neste ponto o usuário solucionador conta com diversos recursos de apoio tais como: Enviar e receber e-mails (ficam vinculados aos chamados), abrir chamados “filho” ou associar o chamado em atendimento a um chamado “pai”, consultar o tracking do processo (quem executou as atividades anteriores e quando ocorreu), verificar as aprovações que o chamado recebeu, enfim ver todos os detalhes do chamado.
✔ Dashboards gerenciais
O Supravizio permite criar dashboards gerenciais com base nos indicadores de performance dos processos.
Podem ser criados gráficos de pizza, barra, barra empilhada, linha etc.
Todas as informações são atualizadas em tempo real, permitindo aos gestores acompanhar os negócios.
Outros recursos
✔ Controle de versionamento dos processos
Com o Supravizio é possível criar, a qualquer tempo, novas versões dos processos. A boa noticia é que uma vez criada a nova versão, é possível publica-la “a quente”, ou seja sem retirar o motor de processos de produção.
Todas as instancias dos fluxos que estiverem rodando na verão anterior a publicação não serão afetadas, podendo rodar até o fim do processo. As novas instâncias já assumirão as atualizadas implementadas no processo
✔ Acesso aos processos de dispositivos móveis
Os formulários dos processos do Supravizio podem ser consultados por dispositivos moveis do tipo Tablets.
As transações de aprovação podem ser feitas de Tables ou de Smartphones.
✔ Relatórios customizados
O Supravizio disponibiliza um Report Designer que permite que os usuários criem relatórios livremente.
Os relatórios podem ser programados para serem enviados de forma automática.
✔ Integração com outros sistemas
Permite a integração via Web Services e acesso a banco de dados.
Automatiza manutenção do Active Directory: Cria usuários de rede, desbloqueia usuário, inclui usuário em grupo etc.
Permite também automatizar o OpenLDAP.
✔ Definição de prazos das atividades e dos processos
O Supravizio permite definir prazos das atividades e do processo.
As definições de prazos das atividades podem ser absolutas (ex: 1 hora) ou relativas (Ex: 20% do tempo do SLA do processo).
O Supravizio pode notificar os envolvidos do processo na medida que o prazo transcorre (Ex: 50% do tempo total, notificar o gerente da área) e escalar chamados para outros colaboradores. Em caso de quebra de SLA é possível analisar qual o colaborador incorreu no atraso. É possível analisar a eficiência por várias visões : usuários solucionador, solicitante, processo, serviço, etc.
Veja se sua empresa precisa do Supravizio
- Existe um planejamento estratégico indicando objetivos que a empresa deve buscar?
- Sua empresa possui politicas formais para direcionar os colaboradores?
- Sua empresa conhece os macroprocessos e processos que sustentam os negócios? Sabe como eles se inter-relacionam?
- Sabe quais são os processos estratégicos, críticos e de apoio?
- Sua empresa possui documentação dos desenhos dos processos, regras de negócio, colaboradores que participam do processo, formulários e documentos envolvidos?
- Sua empresa não possui a cultura de gerenciamento por processos?
Empresas que usam o Supravizio para automatizar seus processos de negócios
Cases de Sucesso
Recuperação de receita e redução de custos na Log-In
Recuperação de receitas, Redução de custo
Escritório de processos no Sebrae RJ
Automação de Serviços de TI, Controle de processos, Geração de evidências
Automatização de service desk na Brasilcap
Automação de Serviços de TI, Controle de processos
Quais são os desafios das corporações na atualidade ?
Essa não é uma pergunta fácil de responder.
Cada empresa possui um contexto próprio, ameaças e oportunidades, pontos fortes e fracos que
devem ser tratados adequadamente.
Mas uma coisa todas as empresas têm em comum: A solução de boa parte dos problemas passa
pelo tratamento de seus processos de negócios.
Porque ?? É simples. Todas as empresas funcionam baseadas em processos. Muitas vezes não conseguimos visualizar a existência de um processo porque o mesmo é tácito, tem maturidade muito baixa, não é repetitivo, não é gerenciado, mas requer que uma ou mais pessoas realizem atividades para que o mesmo entregue o resultado esperado. É através dos processos que novos modelos de negócio se sustentam, custos podem ser reduzidos, operações racionalizadas, colaboradores e departamentos podem ser avaliados quando a sua eficiência, serviços podem ter sua qualidade melhorada. É através do tratamento de processos que é possível medir para gerenciar, usar conceitos de governança, estar preparado para as intemperes do mercado ou para o crescimento da empresa. Processos são a alma de qualquer empresa. Através deles podemos medir a maturidade das empresas e consequentemente sua capacidade de entrega. Podemos detectar falhas, criar oportunidades de melhoria, ganhar ou perder dinheiro.
Onde tudo começou ?
O gerenciamento de processos de negócios tem estado presente implícita ou explicitamente na pauta dos gestores desde a revolução industrial. Diversos pensadores da teoria de administração desenvolverem técnicas e conceitos que ajudaram no entendimento e melhoria dos processos empresariais. Ford revolucionou os processos industriais com a “linha de montagem”, Deming concebeu o PDCA, Taylor propôs a utilização de métodos científicos cartesianos na administração de empresa, dentre outros. Muitas destas ideias fundamentam o conceito do BPM e de outro lado, o BPM da vida e aplicação práticas as mesmas. Mais recentemente (a partir da década de 70), já na era da informação, os frameworks de governança compilaram em livros boas práticas de gestão resultantes do consenso em diversas corporações no mundo inteiro.
Todos os frameworks de governança, sem exceção, recomendam tratar processos como forma de resolver problemas de gestão e governança. Os pensadores da administração moderna como Peter Drucker, Mike Porter vislumbraram que para que as empresas funcionem de forma eficiente os processos devem estar alinhados a estratégia da empresa. Processos devem estar alinhados em uma cadeia de valor, devem gerar indicadores para a tomada de decisões. Tudo muito obvio, depois de inventado.
Gestão por processos
Conseguir desenhar e implementar o caminho de máxima performance sustentável alinhada com a Cadeia de Valor da Organização
Na década de 70 dois conceitos ajudaram a fundamentar o BPM : O controle de qualidade e os ERPS.
Muitas empresas, em geral industrias de grande porte, despertaram para a necessidade de conhecer e melhorar continuamente seus processos. Várias empresas criaram o departamento de O&M (Organização & Métodos). Muitas delas conseguiram entender seus processos e automatiza-los através de sistemas de gestão empresarial (ERPS) ou de desenvolvimento de sistemas sob medida.
Já os ERPS tinham como proposta integrar a empresa e seus processos de negócios através de transações nos sistemas em uma base de dados única.
De fato, os ERPS alcançaram parte do objetivo inicial, principalmente nos processos operacionais críticos.Reduziram massivamente a demanda de mão de obra, propiciaram maior eficiência as empresas, criaram indicadores de performance, proveram informações importantes resultantes dos dados armazenados nas bases de dados históricas, dentre outros benefícios. Mas os ERPs não resolveram todos os problemas relacionados a processos das empresas. Isso porque muitos dos processos de apoio (e em muitos casos processos críticos) não estão contemplados nos ERPS, mesmo aqueles ERPs mais sofisticados, e consequentemente mais caros. Adicionalmente, há de se considerar que os ERPs automatizam processos padrões que atendem a uma grande quantidade empresas, mas não a todas elas. Os ERPS nasceram de uma visão transacional e vem ao longo do tempo migrando para uma visão de processos. O tempo dirá o quanto e com que velocidade esta visão irá evoluir. Hoje sabemos que muitos dos projetos de implementação de ERPs foram malsucedidos porque não houve o entendimento dos processos antes da implantação. A falta de aderência entre os processos do mundo real e os processos dos sistemas decretaram o insucesso de projetos bem-intencionados. Por incrível que possa parecer, problemas dessa natureza ocorrem até hoje.
O fato é que, transcorrido quase 3 décadas dos primeiros ERPs, ainda existe muito a fazer na automação de processos de negócios. Em todos as empresas existem processos humanos que não são formalizados. Processos que se suportam em planilhas, formulários, e-mails e que não tem qualquer controle. Processos tácitos ou Ad-hoc. E não são poucos. Como exemplo podemos citar casos clássicos como os processos de Departamento Pessoal: Admissão, demissão, transferência etc. O processo de admissão, por exemplo, é iniciado nas áreas das empresas (qualquer uma) a partir de uma requisição (em geral por e-mail), passa por recrutamento e seleção, admissão, exame médico até chegar ao Departamento de TI onde são criadas os logins e senhas de acesso. Várias áreas são envolvidas. Várias atividades e tarefas realizadas. O ERP é atualizado pontualmente nas atividades para cadastramento das informações do novo colaborador, mas ele não controla os prazos de cada atividade. Igual aosprocessos do DP existem vários outros, por exemplo: Cobrança, Cadastramento de fornecedores, compras de passagens aéreas, restituição de despesas de viagens, atendimento a clientes, manutenção industrial, Desenvolvimento de novos produtos, processos da área comercial, de TI (em geral automatizados nas ferramentas de servicedesk). Então qual o melhor caminho para resolver os problemas relacionados ao entendimento, desenho, documentação e automação de processos?